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品牌  中国康辉旅游集团—张家界康辉国旅
荣誉  湖南省五星级旅行社 湖南省星级旅行社
经验  历届张家界国际乡村音乐周接待经验
优势  价格是绝对的优势、贴心的服务保证
承诺  让主办方、与会者、操办人多方满意
会议成功案例一:国际乡村音乐周

运通康辉旅行社--乡村音乐作舞曲奏和章

   备注:本文来自媒体报道,报道中讲的是运通康辉国际旅行社的服务,而为什么我们还要以这文章来说明"张家界盛世运通商务会展有限公司的"的会议操作的成功案例呢?  因为张家界盛世运通商务会展有限公司是张家界运通康辉国际旅行社的投资人,两个公司的经营团队是互通互溶的,在服务上是统一的。

     随着5月20日最后两位俄罗斯艺术家的满意离开,“2009张家界国际乡村音乐周”完美落下了帷幕。本次音乐周活动在省文化厅、省旅游局、张家界市政府的正确领导和周密部署下,在康辉总社和湖南新康辉的各语种导游调派及各入境口岸协调的大力支持下,通过活动会务组、接待协调组、导演组等各小组工作人员的精诚团结和赤诚协作,将张家界的绝美山水在各国乡村音乐的美妙旋律中舞动成了一个炫丽而神奇的梦幻仙境,获得了巨大的成功。         
                                                    
     从5月9日最早抵达的几内亚非洲舞蹈团到5月20日最后离开的俄罗斯白露歌舞团,来自世界五大洲19个国家的24个境外知名乡村音乐团队和6个国内著名音乐团体不仅安全满意地出入中国境内愉快居停,参加了张家界国际乡村音乐周活动,而且还在5月14日—5月18日短短五天时间里,顺利地完成了包括开闭幕式、景区巡演、篝火晚会在内的29场8个不同场地的特色演出,所到之处欢声雷动、观众沸腾。据不完全统计,至少有10万人次以上的海内外游客在各表演现场品味了这一国际乡村音乐盛宴,还有许多游客与异国乐队一起在自然山水舞台上深情互动、载歌载舞,充分感受了乡村音乐国际性、开放性、互动性的艺术魅力。正如活动策划人叶文智先生所言“所有的客人从来到走都非常满意,而且整个音乐周有这么多的场地变更,有这么多乐队的同时演出,运通康辉的接待协调工作竟然没有出现任何一点差错,这真的是创造了奇迹!”

    作为“2009张家界国际乡村音乐节境内外演出团队及新闻媒体唯一指定接待单位”——张家界运通康辉国际旅行社凭借专业精致的团队操控水准、丰富精深的大型活动接待经验,自承担接待任务之初即对音乐周的各项协调工作进行了精心组织、严密部署,组成了以王应荣董事长、杜猛总经理、卢山副总经理、黄亚副总经理、谭艳涛副总经理为核心的86人协调接待队伍,从各出入境口岸城市到每个演出场地,从现场总协调到随团翻译导游,每一个环节每一个岗位都进行了明确分工,为音乐周所有行程活动的准时准点准团进行提供了强有力的保障。

  张家界运通康辉国际旅行社之所以能出色完成本次音乐周接待任务,主要得益于以下几个方面的细致工作:

一、    即时沟通、团结协作

  作为音乐周活动的接待协调主体,张家界运通康辉国际旅行社自始至终都把与会务组、导演组等其他工作小组的即时信息沟通和团结协作放在工作的首位。无论是每个表演团队客人的确切抵离时间还是每场演出的节目内容和乐器道具配备,运通康辉协调组工作人员都与会务组、导演组进行了核实核实再核实、确认确认再确认,真正做到了滴水不漏、纹丝不乱,确保了各行程节目间的严密衔接。

      5月12日下午,运通康辉协调组总负责人卢山和谭艳涛接到随团导游电话,得知原定于5月13日20:05乘MU5369次航班从上海入境抵达张家界的日本鸣门市阿波舞演出团一行24人,因为在上海浦东国际机场转机时间较紧,而下机与再登机区域间距离太远,行李太多,一旦飞机稍有延误或再登机程序稍慢将直接影响到该团客人的入境后行程和开幕式节目表演。知悉情况后,卢山和谭艳涛第一时间与会务组、张家界市外事办进行了信息沟通和分头衔接,想竭力争取以音乐周组委会和张家界市政府共同发公函的方式申请东航总公司对日本演出团一行予以特别安排以保证其准时转机。但是由于种种原因,至5月13日下午东航总公司都没有做出明确回复。在此情况下,经过与会务组协商,卢山和谭艳涛当机立断采用了紧急应对方案,随即增派了四名口岸接待工作人员到机场协助,争分夺秒先帮客人办理转机和行李托运手续,最终确保了日本演出团的顺利抵达和行程活动正常进行。

     5月12日晚,导演组提出了每一个开幕式参演团队都必须在开幕式前进行节目彩排、连排、走场的要求。但是由于境外演出团队抵达时间大部分都在5月12号22:00以后,时间相当紧迫,部分团队的彩排时间甚至只能安排到凌晨一点以后,这无论是对于接待组的临场协调能力还是对于客人在国际旅途劳顿后的承受能力都是一个非常严峻的考验。面对这种情况,运通康辉协调组工作人员,连夜召集各小组组长和导游召开了协调工作扩大会议,对彩排、连排需要的乐器道具配备和接送车辆等各项工作都进行了细致安排,与此同时,还与酒店餐厅进行了沟通衔接,将晚餐供应时间延迟至凌晨两点。最终,运通康辉协调组在确认客人顺利抵达并办理好入住手续、享用好晚餐的前提下配合实现了导演组的要求,进一步确保了5月14日下午的开幕式演出效果。

二、    层级管理、分工明确

  根据以往的大型活动接待经验,张家界运通康辉国际旅行社深知对音乐周这种大型接待活动进行层级管理和明确分工的重要性,只有进行一对一的归口衔接,才能保证整个接待协调工作井然有序地进行。所以,运通康辉协调组分成了由卢山、黄亚、谭艳涛分别负责的境外团体组、国内团体及媒体组、口岸城市组。同时,所有协调工作人员按演出和用车需要细分成了五个小组,由任月明、李圣强、张国庆、林昆、胡震分任小组长,全面负责各小组内部所有表演团队的行程及演出协调工作,重大事宜分别向卢总、黄总、谭总具体请示。

  正是依托于这种明确而细致的岗位分工、精确而高效的层级管理,整个音乐周期间,所有的问题都得到了最快的回复和最迅速的处理,所有的活动项目和内容也都最终得以有条不紊地顺利完成。

三、    冷静对待、低调处理

  每一个大型活动都会出现一些意料之外的突发事件,而能否对突发事件进行冷静对待与妥善处理,直接决定活动本身能否圆满成功。运通康辉协调组工作人员正是基于这种认识,低调高效地处理了非洲贝宁表演团某客人疑似甲型流感病例的突发事件。

     5月16日早晨,非洲贝宁表演团导游谢丹反映,该团有一位客人出现了发烧、咳嗽等感冒症状,需要医生诊治。这一消息立即引起了运通康辉协调组工作人员的高度重视,因为贝宁表演团于5月12日通过法国转机入境,在甲型流感病源区巴黎停留时间达十几个小时,而且客人出现的发烧、咳嗽等感冒症状疑似甲型流感症状。所以,运通康辉协调组工作人员一方面立刻派导游通过翻译劝说该客人放弃巡演留在房间休息,另一方面马上通报会务组工作人员,与之确定了冷静对待、低调处理的原则,既要迅速联系医疗小组尽快诊断,排除甲型流感可能,又要严格控制消息传播渠道,防止消息扩散引起不必要的恐慌和骚乱。

  随后,医疗小组当值医生对病人进行了初步检查,认为症状疑似,需要进一步确诊。于是,运通康辉协调组工作人员协同会务组工作人员立即将此情况上报了市卫生疾控中心和市卫生局,请求专家会诊小组便装前来诊断。很快,肩负市委市政府领导高度关注和重托的专家会诊小组不露痕迹地进入了酒店。运通康辉协调组工作人员将患病客人的相关情况向专家会诊小组进行了认真介绍,并通过电话连线翻译对客人入境前行程和入境后活动进行了详细了解,为会诊小组提供了第一手的患者资料。中午,专家会诊小组结合客人感冒症状有所减轻、不再发烧等实际状况,提出了让客人留房治疗观察、医护人员随时监护的诊断方案。运通康辉协调组工作人员随即与酒店进行了沟通衔接,妥善安排了客人和医护人员的送餐服务,并秘密通知小组长提醒各导游密切关注客人的健康状况,一有不适,即刻上报就医。5月17日上午,经过治疗休息后的患病客人感冒症状完全消失,恢复健康,专家会诊小组彻底排除其感染猪流感病毒的可能,并在确定其他团队客人健康状况普遍良好的情况下正式撤离酒店。

  从发现问题到按程序处理好问题,运通康辉协调组工作人员把此次突发事件的知晓范围始终控制在直接工作人员、医护人员及主管领导之内,既冷静高效地处理了突发事件,又保证了其他表演团队活动的正常有序进行,获得了组委会和主管领导的一致好评。

四、 龙头企业、行业品牌 

     张家界运通康辉国际旅行社是刚刚由张家界运通国旅、康辉国旅、武陵国旅、凤凰古城公司四家法人单位资产整合、重组而成立的新公司。公司名称是新的,但前身的几家公司,却是一个个实力雄厚、业绩卓著的“老品牌”。正是这种能为政府大型活动提供全方位协调和综合服务的卓越实力,决定了运通康辉能在本次音乐周接待工作中出类拔萃地完成任务。

     “2009张家界国际乡村音乐周”的余音尚在回响,张家界旅游发展的转型升级之路正在延伸,而张家界运通康辉国际旅行社,也必将凭借在旅游市场开发、旅游资源经营、旅游企业管理、旅游品质接待等方面的超强优势,开拓创新、诚信务实,成为张家界旅游业有规模、有实力、有永续发展能力的龙头企业和行业品牌!  

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